3. Manejo de materiales más comunes para la realización de actividades en instituciones sociales y realización de inventarios y listados.

3. Manejo de materiales más comunes para la realización de actividades en instituciones sociales y realización de inventarios y listados.

 

En la realización de las diferentes actividades del centro será necesaria la utilización de una serie demateriales, los cuales deberán estar organizados y controlados en sus correspondientes almacenes y quepueden ser clasificados en fungibles e inventariables.

El profesional en atención sociosanitaria deberá ser capaz de analizar las características y condiciones deuso de éstos; además, deberá comunicar al equipo interdisciplinar las incidencias observadas en elestado y orden de estos

Estas cuestiones en cuanto a los materiales:

  • Es necesario distinguir entre los diversos tipos de materiales, especialmente los fungibles que necesitan una reposición más frecuente.
  • Se aconseja analizar las características, condiciones de uso y utilidad de los materiales, así como realizar una comprobación periódica de su estado y la cantidad existente para prever con suficiente antelación las necesidades de reposición y compra, a tramitar según el procedimiento establecido en cada centro.

 

3.1 Materiales fungibles e inventariables.

Se consideran materiales fungibles todos aquellos materiales susceptiblesde un rápido deterioro por su uso (“usar y tirar”) y se consideran inventariables aquellos materiales que perduran en el tiempo y no se deterioranfácilmente con su uso.

El material fungible constituye un gasto en bienes de uso corriente y es aquel cuya duración previsiblees inferior al ejercicio presupuestario; es decir, al año natural, por lo que no puede ser incluido en elinventario anual del centro, aunque sí forme parte de inventarios de almacén o listados de existencias endeterminados momentos.

El material fungible de la institución deberá estar conservado y guardado en un almacén específicodestinado a ese fin.

 

MATERIAL FUNGIBLE EN INSTITUCIONES

Para actividades sanitarias

  • Material para analíticas (reactivos, controles, calibradores y fungible específico para el aparataje).
  • Material para hemodinámica, electrofisiología, radiología, etc.
  • Material de banco de sangre, de endoscopia, de laboratorio, de diálisis, quirúrgico, etc.
  • Asistencial y de curas: talcos, baberos desechables, esponjas jabonosas ydesechables, empapadores, gasas estériles, vendas, compresas, apósitosautoadhesivos, bisturís, guantes, preservativos-condones, depresores linguales,tubos de Guedel-cánulas, espéculos vaginales, endoscopios-proctoscopios, bolsas deorina, agujas (hipodérmicas, de insulina para plumas, de cánula, de seguridad,lancetas, llaves de vías, set de infusión, contenedores de residuos punzantes),jeringas (de cristal, de tres cuerpos, de insulina, de tuberculina con y sin aguja, deseguridad), material de sutura, mascarillas de protección, mascarillas deoxigenoterapia, rollos de papel camilla, etc.
  • Instrumental y utillaje sanitario (bisturíes, tijeras, pinzas, portaagujas, contenedoresde esterilización, sondas, botiquines, etc.) y no sanitario.
  • Prótesis y órtesis (ver glosario)
  • Farmacología.

Para actividades no sanitarias

  • Material de escritorio (papel, bolígrafos, tintas, etc.), informático e impresos.
  • Material de limpieza y aseo (jabones y champús específicos), cremas de alta gama(revitalizante y regeneradora, tratamiento restaurador, corporal hidratante y nutritiva,tratamiento de pieles irritadas, enrojecidas o agrietadas, cremas faciales…),tratamientos del cuero cabelludo, loción de pieles, aceites de baño, geles íntimos,leches corporales, etc.
  • Lencería y vestuario fungible (gorros, mascarillas, pijamas, batas, calzado ycubrezapatos).
  • Material que se emplea en actividades alternativas como, por ejemplo, pelotas,cuerdas, etc.

Por otro lado, el material inventariable es aquél que no sufre un rápido deterioro por su uso, llegando aformar parte del inventario anual del centro. En este caso, se encuentran los bienes materiales (p.ej.ordenadores) o bienes inmateriales (p.ej. aplicaciones informáticas-software).

También se consideran inventariables los bienes fungibles que excedan de una cierta cantidadestimada contablemente por el centro; y otros materiales, como por ejemplo faxes, fotocopiadoras osoftwares no estándar, independientemente de su valor (por su durabilidad).

MATERIAL INVENTARIABLE

– Maquinaria e instalaciones (mantenimiento, hostelería y otros).

– Elementos de transporte (vehículos en general).

– Equipos médicos-asistenciales (de diagnóstico, de laboratorio, de radiología, de quirófano y otros,como desfibriladores, aspiradores, aerosoles y nebulizadores, pulsioxímetros,electroestimuladores, esfigmomanómetros-pulsómetros, fonendoscopios, tensiómetros,otoscopios, linternas, podómetros, alcoholímetros, autoclaves, esterilizadores, microscopios,centrifugadoras, equipos y accesorios de presoterapia y magnetoterapia, etc.).

– Electrodomésticos (domésticos y de laboratorio).

– Mobiliario sanitario (camillas, sillas de rueda, megatoscopios, taburetes, vitrinas, biombos, ayudastécnicas, carros, cubos y papeleras, estanterías, mesillas, pastilleros, armarios y taquillas, grúas,camas, colchones y somieres, iluminación médica, básculas clínicas, etc.).

– Mobiliario general (mobiliario institucional, de oficina y despachos, mobiliario a medida, como sillas,mesas, etc.)

– Equipos de oficina (electrónicos de uso administrativo).

– Equipos para proceso de información (informáticos y audiovisuales técnicos).

3.2 Juegos de mesa

En las salas de la institución designadas para el desarrollo de actividades lúdicas y de esparcimiento sepueden realizar juegos de mesa dirigidos a todas las personas usuarias que lo deseen.

La promoción de este tipo de actividad se debe a los beneficios positivos que su realización tiene sobreel individuo en cuanto a que favorece el establecimiento de relaciones sociales con otros residentes delcentro, favorece que recupere interés por aficiones que ya poseía y aumente su motivación porparticipar en ciertas actividades.

Entre los juegos de mesa más habituales destacan el dominó, el parchís, el ajedrez, las damas, losjuegos de cartas, el bingo y los puzles.

Todos estos juegos abren la posibilidad de formar equipos para participar en la organización decorrespondientes dentro del centro o con otros centros, lo que fomenta las salidas externas o larecepción de visitas de otros equipos de la comunidad local o área de influencia.

Dos cuestiones importantes respecto a los objetivos perseguidos con la realización de juegos de mesa:

× Se pretende que el usuario recupere aficiones.

× Se busca facilitar las relaciones sociales.

× Se trata de fomentar la participación del residente, familiares y allegados en actividades sociales.

Los juegos se utilizan con las siguientes finalidades:

a) Recreativa. Para la ocupación del tiempo libre y de ocio.

b) Social. Para fomentar las relaciones interpersonales.

c) Terapéutica. Se ha demostrado su utilidad en :

– Mejorar la movilidad y agilidad (juegos con ejercicio físico)

– Estimular la percepción sensorial (mejoran la atención)

– Ejercitar las habilidades cognitivas (mejoran la memoria y el razonamiento)

– Potenciar el contacto social y la comunicación

Para que estos juegos cumplan su función deben reunir una serie derequisitos. El Instituto Tecnológico del Juguete (AIJU) es una entidadque tiene como objetivo la investigación en el sector del juego y aconseja los siguientes criterios de diseño:

  • Evitar los materiales deslizantes.
  • Incluir avisadores de tiempo sonoros adaptados a la velocidad derespuesta de los usuarios.
  • Controlar el volumen en los juegos sonoros.
  • Que estén en un idioma conocido por los jugadores.
  • Colores saturados y llamativos.
  • No incluir fichas planas y pequeñas.
  • Simplificar el texto de las instrucciones.
  • Utilizar letras y números de tamaño adecuado
  • Garantizar espacios suficientes para escribir
  • Evitar diseños que obliguen a amplios movimientos articulares

3. Manejo de materiales más comunes para la realización de actividades en instituciones sociales y realización de inventarios y listados.

3.3 Realización de inventarios y listados.

El inventario de una institución es un documento, elaborado en soporte papel o en soporte electrónico,donde se recogen, con orden y precisión, todos los materiales pertenecientes a ese centro

Entre las funciones del profesional en atención sociosanitaria también está la de colaborar en larealización y mantenimiento del inventario de la institución. Para ello, habrá de ser capaz de:

  • Elaborar inventarios del material y los productos que utiliza el centro para el desarrollo de los servicios y actividades que ofrece.
  • Observar y comunicar al equipo interdisciplinar las incidencias en el orden y el estado de losmateriales existentes.

Reflejan el conjunto de todos aquellos productos o materiales que existen enel centro en un momento concreto. Puede consistir en un listado donde serecogen los materiales tangibles que posee la institución.

× En general, permiten determinar las entradas y salidas de materiales y losniveles de stocks (existencias).

Respecto a realización de inventarios, debemos tener en cuenta la importancia que tiene el que en todo momento se mantenga en ellos un orden y una precisión, de forma que queden siempre perfectamente definidos los materiales que registramos, siguiendo un criterio de sistematización adecuado a las necesidades concretas de la institución.

A. Importancia del control de inventarios.

La importancia en el control de inventarios reside en que, gracias al uso adecuado de ellos, sepueden obtener “utilidades”; es decir, ventajas para el logro de los objetivos del centro como, porejemplo, contar en todo momento con los materiales necesarios que permitan la prestación de susservicios.

Así, una falta de efectividad en el inventario puede conllevar que el centro no cuente en un momentoconcreto con el material necesario para desarrollar sus actividades, pudiendo el cliente-usuario noquedar satisfecho o conforme con el trato recibido. También, la ineficaz gestión en este ámbito puedeconducir a mermas (pérdidas) y a desperdicios de material, con el consiguiente coste financiero que ellotendría para la institución.

El objetivo principal del inventario será, por lo tanto, poder llevar a cabo una planificación de laexistencia de utilidades o elementos en un nivel adecuado para poder desarrollar las actividadesprevistas con los costes adecuados.

A la hora de controlar los materiales existentes y su mejor ubicación, pueden surgir algunos problemas;los principales son:

  • Exceso de existencias. Muchas veces se incurre en exceso de materiales y productos almacenados para la prestación de los servicios y actividades, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma (deterioro o pérdida) y la disminución de la calidad en productos perecederos.

El tener exceso de existencias de productos o materiales puede suponer una mayor dificultad decontrol de los mismos y una disminución de la liquidez (más dinero invertido y, por tanto, no disponible).

  • Insuficiencia de existencias. Sin los materiales suficientes, no sólo estaremos en riesgo de nopoder prestar un servicio o realizar una actividad, sino que también podremos perder al usuarioclienteque podrá optar por asistir a otro centro.
  • Baja calidad – caducidad de productos. Cuando se trata de material perecedero, lorecomendable es disponer de pequeñas remesas y no almacenar grandes cantidades del mismo.De esta forma, se asegurará su óptima calidad a la hora de ser utilizado.
  • Robos menores. Puede ser usual que algunas personas que frecuentan el centro lleven a caboel robo menor o “robo hormiga”, otro factor que llevará al aumento de costes (mayor necesidadde reposición de existencias) por falta de control del inventario.
  • Mermas. La merma de materiales, por deterioro o caducidad, aumenta también los costes. Lasmermas generadas por el mal manejo de mercancía o por el mal uso de los productos deberánser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.
  • Desorden. El desorden puede llevarnos a desconocer las existencias en almacén; o bien a noencontrar el material que se necesita y comprar de más, llegando el anterior a perder su vida útil.

Entre los problemas a resolver en el control de inventarios, destacamos los señalados en la Tabla

 

PROBLEMA CONSECUENCIA
Exceso de existencias; conlleva exceso de materiales y de productos almacenados. Aumento de la merma (deterioro o pérdida).

Disminución de calidad en productos perecederos.

Mayor dificultad de control.

Aumento de los costes.

Disminución de la liquidez.

Insuficiencia de existencias Disminución de calidad en servicios.

Riesgo de Pérdida del usuario-cliente

Baja calidad – caducidad de productos Pérdida de calidad de productos perecederos.

Aumento de los costes.

Robos menores (por personas que frecuentan el centro). Aumento de costes.
Mermas debidas a deterioro; caducidad; mal manejo de mercancía; mal uso de los productos. Aumento de los costes.

Deberán ser registradas

Desorden; conlleva desconocimiento de las existencias; extravío de material. Compra innecesaria de material.

Deterior de material.

Aumento de los costes.

Tabla. Problemas a resolver en el control de inventarios

 B. Almacenaje de materiales.

Debe destinarse un área específica para guardar las mercancías y materiales que vamos a utilizar. Es lo que denominaremos almacén.

Entre las cuestiones a tener en cuenta en los almacenes, nos centraremos en la localización de los materiales, ya que la correcta ubicación de las existencias facilitará su conteo y localización inmediata.

C. Registros de control de inventarios.

Los registros se usarán para el control del inventario, aunque su contenido siempre dependerá de cuántos aspectos se quieran incluir en ellos.

A continuación presentamos en la Ilustración un modelo de registro de materiales que puede utilizarse para controlar el uso de éstos en el centro. Dicho formato puede incluir las especificaciones que los responsables de la institución estimen oportunas para facilitar la organización de las actividades y el control de los materiales; el que aquí aparece engloba unos contenidos básicos que permiten conocer al instante qué materiales se han usado, dónde se encuentran ubicados y cuándo y quién los ha usado, entre otros aspectos.

Como decíamos más arriba, el profesional en atención sociosanitaria deberá comunicar cualquier incidencia que observe cuando compruebe tanto el estado como la cantidad de los materiales, con el finde que el centro pueda prever con la suficiente antelación las necesidades de reposiciones y compra.

Por ello, también resulta de gran utilidad la elaboración de inventarios o listados de los materiales y productos de su uso, cuyo contenido puede ser muy similar al de la ilustración anterior.